## [Ficha de Ingreso (Accession)](/es/node/72995) Definición Un registro administrativo creado cuando un ítem o una colección de archivo se incorpora formalmente a los fondos de una institución que documenta el acto de ingreso (incluido un identificador de ingreso), la procedencia o fuente, la fecha de adquisición, las condiciones legales o del donante, el estado y la extensión física básica y cualquier estado inmediato de acceso o tratamiento; establece la identidad administrativa del ítem dentro del repositorio. ## Principio Principio La ficha de ingreso establece una identificación administrativa persistente y una pista de procedencia en el momento de la adquisición formal, que sirve como referencia autorizada para la titularidad, las condiciones legales, la disposición inicial y las acciones posteriores que requieran conocimiento de la procedencia. ## Demostración Demostración Escenario ilustrativo → Un archivo recibe una donación de fondos; el personal crea una ficha de ingreso asignando un número, registra el nombre del donante y las condiciones del donativo, anota el número de cajas y el estado preliminar y marca la colección como 'pendiente de tratamiento' para que las solicitudes de acceso se gestionen mediante el control de ingresos. ## Aplicación incorrecta Aplicación incorrecta Suponer que la existencia de una ficha de ingreso implica que el ítem está totalmente procesado, catalogado y disponible públicamente; el error semántico es confundir la entrada administrativa con el estado de catalogación o tratamiento. ## Consecuencia Consecuencia Una ficha de ingreso clara facilita la claridad jurídica sobre la titularidad y las restricciones del donante, la priorización para conservación y tratamiento y el acceso controlado; la ausencia o la mala documentación pueden generar ambigüedad legal, obstaculizar la investigación de la procedencia y complicar la gestión a largo plazo. ## Inversión Inversión En flujos de adquisición de alto volumen (compras rutinarias o ingestión automatizada de contenidos digitales) la entrada puede automatizarse o agruparse y la ficha inicial ser mínima; en tales casos la ficha sigue marcando la adquisición formal pero puede no contener todos los detalles descriptivos o de estado hasta el procesamiento posterior. ## Límite Límite Claramente dentro: un registro creado en el momento en que el repositorio acepta material físico o digital, con número de ingreso, fuente, fecha y condiciones legales. Caso límite: bitácoras provisionales de recepción que anotan la llegada sin asignar un identificador formal. Claramente fuera: registros de circulación o descripciones bibliográficas sin relación con la documentación formal de adquisición. ## Tensión semántica Tensión semántica Documentación exhaustiva ↔ Acceso rápido: un ingreso detallado preserva la procedencia y la seguridad jurídica pero retrasa la disponibilidad; un ingreso mínimo acelera el acceso pero aumenta el riesgo para la gestión de derechos y procedencia. ## Síntesis Síntesis La ficha de ingreso es el acta administrativa de nacimiento de un ítem en un repositorio: documenta quién transfirió el material, en qué condiciones, y establece el identificador y el estado que regirán su custodia y acceso posteriores.