Der Anteil der Objekte einer definierten Sammlung oder Teilmenge, die nach einem festgelegten Zeitraum in der Sammlung verbleiben, unter Berücksichtigung formell dokumentierter Aussonderungen, Deakzessionen, Transfers oder Entsorgungen; die Kennzahl wird relativ zu einer angegebenen Ausgangsgrundlage und Policy-Regeln berechnet.

Prinzip

Die Beibehaltungsrate misst ein Politikergebnis: sie quantifiziert, wie Selektions‑ und Beibehaltungsrichtlinien, rechtliche Verpflichtungen, Lagerkapazität und kuratorische Entscheidungen sich über die Zeit auswirken; ihre Interpretation setzt eine explizite Ausgangsgrundlage (Startpopulation) und klare Regeln zur Zählung von Entfernungen und Transfers voraus.

Demonstration

Illustratives Szenario → Eine Abteilung für Sonderbestände definiert ein Zehnjahresfenster und eine Ausgangsbasis von 10.000 katalogisierten Objekten. Über das Jahrzehnt dokumentiert die Abteilung formell verzeichnete Deakzessionen, Transfers an andere Einrichtungen und Entsorgungen. Der am Ende verbleibende Anteil, berechnet gegenüber der Ausgangsbasis und unter Ausschluss temporärer Leihgaben, wird als Beibehaltungsrate für diesen Zeitraum berichtet.

Fehlanwendung

Einen hohen Beibehaltungswert als unwiderlegbaren Beleg für Sammlungsgüte oder Relevanz zu deuten, ohne vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten, fehlende Ressourcen für Aussonderung oder die Anhäufung selten genutzten Materials zu berücksichtigen; der Fehler ist, Beibehaltung mit Attraktivität oder wirksamer Kuration gleichzusetzen.

Konsequenz

Die Kennzahl beeinflusst Platzplanung, Lagerkosten, Zugangsstrategien und die Bewertung von Sammlungspolitiken; Änderungen der Rate können auf die Notwendigkeit einer Policy‑Überprüfung, Ressourcenumlagerung oder Prüfung rechtlicher Konformität hinweisen.

Umkehrung

In Archiven oder gesetzlich geregelten Depositarien, in denen die Aufbewahrung durch Gesetz oder Schenkungsbedingungen vorgeschrieben ist, ist geringe Variabilität bzw. eine Beibehaltung nahe 100 % zu erwarten; unter diesen Bedingungen zeigt die Kennzahl keine kuratorische Wahl mehr an und muss im Lichte externer Einschränkungen interpretiert werden.

Abgrenzung

Klar innerhalb: Anteil der Ausgangsobjekte, die nach formell dokumentierten Entfernungen und Transfers innerhalb des angegebenen Zeitraums verbleiben, gemäß der Beibehaltungsrichtlinie. Randfall: Objekte, die vorübergehend zur Konservierung entnommen werden (je nach Richtlinie als beibehalten oder nicht gezählt). Klar außerhalb: auf Zirkulation basierende Maße der Lebensdauer von Objekten oder nutzerbasierte Retentionssignale (z. B. wiederholte Ausleihen).

Semantische Spannung

Beibehaltung ↔ Relevanz/Kosten — Politiken, die Beibehaltung maximieren, erhalten Breite und historische Vollständigkeit, erhöhen aber Lager‑ und Pflegekosten und können die aktive Relevanz verringern; ein aggressiveres Aussondern senkt Kosten, riskiert jedoch den Verlust einzigartiger oder kontextuell wertvoller Bestände.

Synthese

Die Beibehaltungsrate ist ein policy‑abhängiger Indikator, der nur in Verbindung mit den zugrundeliegenden Beibehaltungskriterien und Kontextzwängen (rechtlich, finanziell, kuratorisch) sinnvoll ist; isoliert kann er irreführend über die „Gesundheit“ oder strategische Passung einer Sammlung erscheinen.