Ein administrativer oder bibliografischer Datensatz, den eine Bibliothek oder ein Archiv führt und der angibt, welche physischen oder elektronischen Exemplare einer Ressource die Einrichtung besitzt oder verwaltet, deren Umfang und Zustand, deren Standortbezeichnung, Zugangs‑ oder Nutzungsbeschränkungen und den aktuellen Verfügbarkeitsstatus; er ist die operative Autorität für Entscheidungen zu Zugang, Ausleihe und Inventar im Geltungsbereich der Institution.

Prinzip

Der Bestandsnachweis dient als operatives Inventar: Angaben zu Besitz und Verfügbarkeit müssen getrennt von beschreibenden bibliografischen Metadaten erfasst werden, damit Zugriffs‑ und Verwaltungsmaßnahmen auf aktuellen Besitz‑ und Standortinformationen beruhen.

Demonstration

Illustratives Szenario → Ein Nutzer verlangt eine 2. Auflage eines Buches. Das Personal prüft den Bestandsnachweis, bestätigt ein Exemplar in der Präsenzsammlung mit einwöchiger Ausleihregel, entnimmt das Exemplar dem angegebenen Standort und erfüllt die Anfrage entsprechend.

Fehlanwendung

Den Bestandsnachweis mit dem bibliografischen Datensatz zu verwechseln und deshalb die bibliografische Beschreibung zur Bestimmung der Verfügbarkeit zu verwenden; der semantische Fehler ist, beschreibende Metadaten als Beleg für Besitz oder Ausleihstatus zu nehmen.

Konsequenz

Korrekte Anwendung steuert Auffindung, Fernleihen und Zugangsregelungen; falsche Anwendung kann zu Nichterfüllung, unnötigen Neuanstellungen, Doppelbestellungen oder zur Ausleihe nicht vorhandener Exemplare führen.

Umkehrung

In Verbundkatalogen kann der lokale Bestandsnachweis in einer aggregierten Sicht erscheinen; hier bleibt der lokale Bestandsnachweis jedoch die letztverantwortliche Quelle für physischen Zugriff, sodass die Annahme, Kataloganzeige = Besitz, nicht gilt.

Abgrenzung

Eindeutig innerhalb: ein Katalogfeld, das Anzahl, Standorte und Ausleihbedingungen der Bibliothek angibt. Randfall: ein Verbundkatalogeintrag, der Bestände mehrerer Institutionen zusammenfasst (erfordert Abgleich mit lokalen Nachweisen). Eindeutig außerhalb: ein rein bibliografischer Datensatz ohne Besitz‑, Standort‑ oder Verfügbarkeitsinformationen.

Semantische Spannung

Aktualität der Daten ↔ Wartungsaufwand: Aktuelle Bestandsnachweise verbessern Servicequalität, erfordern aber Personal und Prozesse; Institutionen müssen Aktualität gegen Ressourceneinsatz abwägen.

Synthese

Der Bestandsnachweis ist eine operative Besitz‑ und Verfügbarkeitsaussage, nicht eine intellektuelle Beschreibung; die Trennung von Inventar‑ und Beschreibungsdaten ist zentral für verlässliche Zugriffsentscheidungen.