Una guía descriptiva que documenta el alcance, la procedencia, la organización y el contenido de una colección archivística (a nivel de colección, serie, expediente o ítem) para ayudar a los usuarios a localizar y comprender los materiales; registra el contexto y la información de acceso pero no siempre enumera cada pieza física.

Principio

Una guía de archivo comunica el contexto archivístico y la disposición jerárquica para que el usuario identifique el nivel donde existe el material relevante; la procedencia y el orden original son centrales para localizar e interpretar los documentos.

Demostración

Escenario ilustrativo — Situación: Un archivo universitario ofrece una guía para los papeles de un profesor con descripciones de series y cajas. Reconocimiento: Un investigador consulta la descripción de la serie «correspondencia». Acción: Solicita la Caja 3, Serie B. Consecuencia: El personal recupera la caja y el investigador examina las cartas originales con la información contextual proporcionada por la guía.

Aplicación incorrecta

Suponer que la guía es un inventario a nivel de ítem o un sustituto del contenido digitalizado es erróneo; muchas guías describen colecciones a nivel de serie o expediente y no reemplazan metadatos de ítem ni reproducciones digitales.

Consecuencia

La guía mejora la descubribilidad de los archivos, preserva la información contextual (procedencia, orden original) y orienta en la valoración y el acceso; la ausencia o mala calidad de guías limita el uso y puede ocultar el contexto.

Inversión

En colecciones totalmente digitalizadas e indexadas a nivel de ítem, la guía tradicional puede ser complementada o en parte sustituida por metadatos de ítem e interfaces de búsqueda; sin embargo, muchas colecciones sin procesar carecen de guías, lo que restringe el acceso.

Límite

Claramente dentro: una guía descriptiva a nivel de colección que lista series, cajas y notas de alcance. Caso límite: una lista de cajas que nombra contenidos sin descripción contextual. Claramente fuera: un registro MARC que describe un libro publicado en lugar del contexto archivístico.

Tensión semántica

Acceso ↔ Confidencialidad: las guías facilitan el descubrimiento pero pueden verse limitadas por restricciones legales, de privacidad o impuestas por el donante que condicionan la descripción o el acceso.

Síntesis

La guía de archivo es el mapa contextual del archivero: traduce la procedencia y la organización en descripciones navegables que permiten la localización e interpretación dirigida, manteniéndose separada de los metadatos de ítem o de las reproducciones digitales.